Proses pengadaan sparepart untuk keperluan maintenance, pada perawatan kendaraan dan alat berat pada perusahaan jasa konstruksi dan pertambangan sangatlah vital, karena disamping kadang lokasi yang cukup jauh juga keperluan sparepart itu bisa mendadak karena kerusakan yang tiba-tiba terjadi atau hal yang tidak diprediksi pada saat proses maintenance.
Pengadaan atau pembelian sparepart pada workshop melalui 2 jalur yaitu sparepart yang bersifat rutin sehingga keperluan baik jumlah maupun spesifikasinya sudah dapat diperhitungkan sebelumnya, dan yang kedua adalah sprepart yang tidak dapat diprediksi.
Proses pengadaan kedua jalur itupun berbeda, pada sparepart yang sudah diprediksi maka pengadaannya melalui penerbitan PO terlebih dahulu, dan seringkali terjadi cara pembayarannya kredit beberapa waktu ataupun beberapa kali pembayaran, sedang untuk sparepart yang bersifat mendadak, pembeliannya dapat secara langsung dengan pembayaran cash, bahkan pada beberapa kasus pembayaran dilakukan dari kas yang ada di workshop.
Secara umum proses pengadaan sparepart pada workshop di perusahaan jasa kontruksi untuk perawatan kendaraan dan alat berat adalah sebagai berikut :
(1) Master data sparepart
Master data sparepart ini harus diisi sebelum proses pengadaan ini berjalan, artinya data sparepart yang hendak dibeli itu harus ada terlebih dahulu, pengisian master ini dapat sekaligus pada saat penyusunan data awal atau ditambahkan setiap saat bila belum ada pada master data tersebut.
Lihat : Pembuatan data sparepart awal
(2) Proses pembelian langsung
Pada sparepart tertentu yang diperlukan secara mendadak maka dapat dilakukan pembelian secara langsung baik melalui pesanan ke supplier atau pembelian cash di tempat terdekat dengan workshop, hal ini dilakukan karena memang sifat kepentingannya yang mendesak atau mungkin juga karena alasan efisiensi, lebih mudah dan lebih murah bila dibeli langsung dekat workshop.
(3) Penambahan stok sparepart
Setiap pembelian sparepart secara langsung otomatis akan menambahkan jumlah stok sparepart di gudang.
Lihat : Proses pembelian sparepart langsung
(4) Permintaan pembelian sparepart
Untuk sparepart yang bersifat tidak mendadak pembeliannya dilakukan oleh kantor pusat, berdasarkan permintaan dari workshop
(5) Proses approval
Semua permintaan pembelian yang telah ditentry harus diapprove ( disetujui ) oleh bagian yang mempunyai otorisasi ( berwenang ) sebagai controlling dan monitoring pengadaan barang, setelah permintaan ini disetujui baru dapat dibuat PO nya.
(6) Penerbitan PO
PO baru dapat diterbitkan dan dikirim kepada supplier setelah disetujui oleh bagian yang berwenang, dengan penerimaan PO ini maka vendor baru dapat mengirimkan barang.
(7) Penerimaan barang
Gudang atau bagian logistik yang sudah mendapatkan informasi tentang adanya pemesanan barang (PO) maka dapat menerima barang yang dikirim oleh vendor, dalam hal ini gudang tidak dapat merubah spesifikasi ataupun jumlah barang yang ada di PO, bila ada perbedaan gudang hanya dapat memberikan keterangan saja pada surat jalan, setiap barang yang sudah diterima secara otomatis akan menambahkan stok di gudang.
Lihat : Proses pengadaan sparepart
Bagaimana membuat layout gudang yang baik
Manajemen Gudang pada workshop
Pentingnya label barang dalam pekerjaan maintenance
