Software untuk mengelola bisnis rental alat berat berperan sangat dominan, karena dengan tidak adanya software atau pengelolaan bisnis rental alat berat secara manual, maka akan sangat sulit proses bisnis berjalan secara maksimal, software sebagai perangkat digital akan membantu menitoring unit, operasional unit dan perawatan unit.
HEMS ( Heavy Equipment Management system ) sebagai software bisnis Rental alat berat dengan system sewa per HM ( berdasarkan perubahan hour meter pada panel unit ) mempunyai alur bisnis sebagai berikut :
Setelah ditemuinya kata sepakat dengan client tentang sewa menyewa unit alat berat dan sudah ditanda tanganinya SPK ( Surat Perjanjian Kontrak ) makan yang harus dilakukan sesuai urutan proses bisnis rental alat berat di HEMS adalah :
Baca juga : Pentingnya HEMS sebagai perangkat Manajemen Peralatan bagi perusahaan rental alat berat
- Memasukkan data client ke dalam master data client : nama Perusahaan penyewa dan Alamat lengkapnya serta Lokasi proyeknya.
2. Cek kesiapan unit sesuai yang akan rental sesuai dengan spesifikasi SPK, disini yang perlu dipersiapkan adalah unit dalam posisi benar-benar free dalam arti tidak dalam posisi kontrak dengan client lain dan ready untuk operasi ( tidak dalam kondisi maintenance )
3. Setelah ditemui adanya unit siap rental segera dipersiapkan untuk memasukkan data kontrak ke dalam system.
4. Memasukkan data ke system HEMS : memasukkan data sesuai dengan nomor SPK, nama penyewa, jabatan, Perusahaan dan nama Perusahaan, Lokasi proyek, ID unit ready dan tarif perhitungan sewa., dan jangan lupa upload file SPK ( dalam bentuk pdf ), data kontrak ini harus mendapat approval dari pejabat yang berwenang.
5. Mobilisasi unit
Kegiatan awal pada rental ini adalah mobilisasi unit ke proyek, maka setelah data kontrak dimasukkan dan sudah mendapatkan approval, maka dapat dimasukkan data mobilisasi unit, disini diperlukan dokumen berita acara serah terima unit rental, dengan data yang diperlukan tanggal dan jam mobilisasi, posisi HM, nama operator, dan perlengkapan unit yang disertakan. Jangan lupa upload file surat perintah mobilisasi, dan download berita acara mobilisasi, pada proses mobilisasi ini juga diperlukan approval dari pejabat yang berwenang..
6. Entry operasional Harian Unit .
Setelah unit dipastikan telah selesai di mobilisasi, baru lah operasional unit dapat di catat mealalui dokumen Timesheet yaitu perubahan HM sebagai dasar perhitungan biaya sewa.
7. Laporan operasional; unit.
Hasil entry timesheet diatas akan tersusun dalam laporan operasional harian unit secara sistimatis, sehingga dapat dilihat dan di monitor pergerakan kerja setiap unit per hari.
8. Filter laporan operasional
Lakukan filter pada laporan operasional diatas sesuai dengan biaya rental yang akan ditagihan, misalnya tanggal 1 sampai tanggal 30 di bulan tertentu.
9. Cetak lampiran operasional unit
Cetak hasil filter diatas untuk dipergunakan sebagai lampiran ( rincian ) invoice penagihan rental.
10. Proses invoice.
Sesuai periode yang di filter ( misalnya tanggal tertentu ), maka invoice dapat langsung di proses dan dapat dicetak secara otomatis.
11. List data invoice
Invoice yang telah diproses tadi secara otomatis akan masuk ke list daftar invoice yang telah diterbitkan,
12. Cetak invoice
Invoice yang telah masuk dalam list ini dapat langsung dicetak untuk penagihan, disertai dengan surat berita acara penagihan yang juga dapat langsung dicetak.
13. Proses pembayaran
Pada proses penagihan ini juga dilengkapi dengan proses pembayaran yang link secara otomatis.
14. Penerimaan pembayaran
Pada saat proses penerimaan pembayaran juga secara otomatis dapat dilakukan melalui HEMS, dan dapat menerbitkan invoice secara otomatis.
15. Apabila masa kontrak sudah selesai dan unit sudah Kembali ( sudah dilakukan demobilisasi ) maka kontrak dapat di close.
